Política de privacidad de Sofía

1. Quién es quién

La clínica dental a la que se llama o se escribe es la responsable del tratamiento: es quien decide usar Sofía para atender a sus pacientes y para qué se usan sus datos.

GOTASE LLC presta el servicio Sofía a la clínica y trata esos datos por cuenta de la clínica y siguiendo sus instrucciones, como encargado del tratamiento (artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos, RGPD). GOTASE LLC es una sociedad de responsabilidad limitada de Florida (Estados Unidos), número de registro L26000476760, con domicilio, según el registro de sociedades de Florida, en 7901 4th St N, Ste 300, St. Petersburg, FL 33702, Estados Unidos. Contacto: tati@grupogotase.com.

La aplicación de Meta con la que Sofía se conecta a WhatsApp, «Sofia by Gotase», pertenece a GOTASE LLC.

2. Qué hace Sofía

Sofía contesta las llamadas y los mensajes de WhatsApp de la clínica cuando la clínica lo tiene configurado así, recoge el motivo del contacto y los datos para devolverlo, y deja a la clínica un mensaje para que una persona conteste. Sofía no reserva citas, no da consejo médico y no accede a la historia clínica.

Al empezar una llamada, Sofía dice que es una asistente con inteligencia artificial; por WhatsApp tiene la instrucción de presentarse igual.

Si alguien describe algo que no puede esperar (dolor fuerte, hinchazón, sangrado, un golpe, un diente roto), Sofía lo marca como urgente para que la clínica lo vea antes. Si hay peligro inmediato, como no poder tragar o respirar, le dice que llame al 112.

3. Qué datos trata Sofía, y cuáles no

Por teléfono, Sofía guarda para la clínica el nombre de quien llama, si lo dice; el teléfono de contacto que la persona dicta para que le devuelvan la llamada; el motivo de la llamada; si es urgente, y la fecha.

El número desde el que se llama se usa durante la llamada para reconocer si esa persona ya ha llamado antes a la misma clínica, y no se guarda en la ficha de la llamada. Como en cualquier llamada, sí aparece en los registros técnicos del operador telefónico, del servicio que transporta el audio y del propio servidor de Sofía.

El audio de la llamada se procesa en tiempo real para entender lo que se dice y contestar. Sofía no conserva grabaciones ni transcripciones de las llamadas. Hasta el 28 de septiembre de 2026 estuvo activada una función de diagnóstico de LiveKit, el proveedor que transporta el audio, que guardaba en su servicio en Estados Unidos el audio y la transcripción de las llamadas; se desactivó ese día, y LiveKit borra automáticamente esos datos a los 30 días de cada llamada.

Por WhatsApp, Sofía guarda el número de WhatsApp de quien escribe y el texto de los mensajes de la conversación, los de la persona y los de Sofía, para que la conversación tenga continuidad y la clínica pueda leerla. Además, igual que en una llamada, apunta en la misma ficha el nombre si se dice, el teléfono de contacto si se da, el motivo y si es urgente; esa ficha aparece junto a las de las llamadas en la lista que ve la clínica.

Las fotos, los audios, los vídeos, los documentos, los stickers y las ubicaciones que se envían por WhatsApp no se descargan y no se guardan: Sofía contesta con una frase fija que pide contarlo por escrito o que llame el equipo de la clínica.

Sofía tiene la instrucción de no repetir por escrito síntomas, diagnósticos ni tratamientos. Es una instrucción al modelo de lenguaje, no una barrera técnica, y se dice tal cual.

Cuando una persona de la clínica contesta a mano desde su WhatsApp Business, Sofía deja de responder en esa conversación.

4. Para qué se usan

Sólo para atender esa llamada o esa conversación en nombre de la clínica y hacerle llegar el mensaje. Gotase no usa estos datos para publicidad, no los vende y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial propios.

5. Proveedores que intervienen

Para funcionar, Sofía usa estos proveedores, que tratan los datos para prestar su parte del servicio:

OVHcloud: el servidor en el que funciona Sofía, en Fráncfort (Alemania).

Neon: la base de datos donde se guarda lo descrito en el apartado 3, en Fráncfort (Alemania).

Telnyx (Estados Unidos): la línea de teléfono y la conexión con WhatsApp.

Meta: la plataforma WhatsApp Business, por la que llegan y salen los mensajes.

LiveKit (Estados Unidos): el transporte del audio de las llamadas; los datos de su servicio se guardan en Estados Unidos.

Anthropic (Estados Unidos): redacta las respuestas de WhatsApp.

En las llamadas, cada clínica usa una de dos configuraciones de voz. Con las voces de OpenAI (Estados Unidos), OpenAI procesa el audio de la llamada para entenderla y contestar. Con la otra configuración, Deepgram (Unión Europea) convierte la voz en texto, Anthropic (Estados Unidos) redacta la respuesta y ElevenLabs (Estados Unidos) la convierte en voz.

Google (Estados Unidos): sólo si se configura su modelo Gemini en lugar del de Anthropic.

Varios de estos proveedores, y la propia GOTASE LLC, están en Estados Unidos, así que parte del tratamiento ocurre fuera de la Unión Europea. Quien quiera más información sobre estas transferencias puede pedirla en tati@grupogotase.com.

6. Cuánto tiempo se guardan

Hoy no hay un plazo de borrado automático: lo descrito en el apartado 3 se conserva mientras la clínica usa Sofía, salvo que la persona interesada o la clínica pidan antes su supresión. Cuando una clínica deje el servicio, Gotase se compromete a borrar sus datos o a devolvérselos, según elija la clínica (artículo 28.3.g del RGPD).

La base de datos permite volver a su estado de las seis horas anteriores; pasado ese plazo, lo borrado ya no se puede recuperar, porque no se hacen copias de seguridad programadas.

7. Cómo pedir que se borren los datos

Escribiendo a tati@grupogotase.com o a través de la clínica. Las instrucciones completas están en la página enlazada al principio de esta política, grupogotase.com/es/sofia/borrar-datos.

8. Derechos

Quien llama o escribe puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición ante la clínica, que es la responsable. Si la petición llega a Gotase, Gotase la comunica a la clínica y la ejecuta en su nombre.

También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9. Seguridad

Los datos de cada clínica están separados de los de las demás en la base de datos, las conexiones del servidor de Sofía con sus proveedores van cifradas, y los mensajes de WhatsApp que llegan se verifican por su firma antes de leerse.

10. Cambios

Si esta política cambia, la versión nueva se publica en esta misma dirección, con su fecha.